A l'ère du CRM et de l'ERP, il n'est plus nécessaire de s'interroger sur le pourquoi de la transformation digitale. Au lieu de cela, vous devriez vous concentrer sur le comment. Il doit également faciliter le partage d'informations entre vos différents outils de gestion. La GED permet d'organiser un écosystème informatisé avec Enterprise Resource Planning, Customer Relationship Management, etc.
1 GED : Définition
2 Pourquoi mettre en place la Gestion Electronique de Documents 2.1 Qui en a la charge?
GED : Définition
La gestion électronique des documents est un système de numérisation, de traitement et d' exploitation des documents écrits. En général, il s'agit de solutions informatiques spécifiques pour gérer les documents d'une organisation. ged, par exemple, couvre la capture, la propriété, la validation, la hiérarchisation, le stockage et la distribution des fichiers (à l'équipe, CRM, ERP, etc.).
En pratique, la GED est particulièrement utile lorsqu'une entreprise entame sa transformation numérique. Dans ce cas, il sera nécessaire de numériser et d'organiser une énorme quantité de papiers. Cette solution est également essentielle pour commercer avec une grande variété de partenaires. Ainsi, il sera possible de basculer indistinctement entre médias traditionnels et numériques, selon l'interlocuteur considéré.
De son côté, la dématérialisation permet de fiabiliser l'accès, l'utilisation et la gestion des documents. Il favorise également l' automatisation des processus. Ainsi, vous vous libérerez des tâches qui ne sont pas directement liées à votre activité. Ensuite, vous pouvez vous concentrer sur l'amélioration de la productivité. Ce changement d'organisation limite également les risques d'erreurs et d'omissions.
Pourquoi mettre en place la Gestion Electronique de Documents?
La GED peut généralement se résumer à quatre étapes principales : acquisition, classification, archivage et distribution de fichiers. Grâce à cette approche, vous pourrez voir les avantages de la gestion électronique des documents. Il vous permet d'avoir une maîtrise totale de tous les documents administratifs et commerciaux qui circulent au sein de votre entreprise.
Dans un premier temps, le processus passera obligatoirement par la dématérialisation et l'organisation de vos documents. Cela améliorera votre stockage, votre sécurité et votre accessibilité. Grâce à cette optimisation, votre établissement gagnera en cohésion et en efficacité. Le GED favorise également votre fonctionnement interne et votre dynamique de groupe. En bref, il permet :
– Centraliser les documents ;
– Réduire les coûts de gestion ;
– Faciliter la recherche de pièces utiles au quotidien ;
– Développer les synergies entre les équipes ;
– Renforcer la productivité des employés;
– Contrôler les fichiers qui circulent en interne ;
– Partager et sécuriser les informations ;
– Limiter les risques de perte ou de détérioration des supports matériels.
Qui gère?
Il existe désormais une fonction à part entière dédiée à la GED, appelée « agent de gestion des flux ». Les missions de ce professionnel comprennent entre autres :
– Gestion du courrier (réception, analyse et classement) ;
– Vérification des dossiers;
– Recherche d'informations clients ;
– Préparation des documents pour la numérisation;
– AQ ;
– Indexation et classement des fichiers ;
– Archiver, désarchiver et maintenir des enregistrements dédiés ;
– saisir les pièces entrantes pour garantir leur traçabilité ;
– Enveloppe et publipostage.
Or, le poste en question est rarement pourvu dans les petites structures. Cependant, le processus n'est pas réservé aux grandes entreprises et aux groupes. Vous pouvez également externaliser l'opération. Dans ce cas, un prestataire prendra en charge la GED et les différents outils associés. Ce type d'acteur propose généralement des solutions SaaS (systems as a service) d'accès à distance.
Quels sont les outils GED?
La gestion électronique de documents est une expression traduite de l'anglais Electronic Content Management ou ECM. Ainsi, cette deuxième abréviation permet également de reconnaître les outils dédiés à ce domaine. De plus, les entreprises utilisent souvent les deux versions (français et anglais) de manière interchangeable.
Dans tous les cas, les solutions GED peuvent couvrir certaines ou toutes les étapes du processus. De plus, certains programmes ne prennent en charge que la partie capture. D'autres outils sont plus spécialisés dans l'indexation et l'archivage. Cependant, vous pouvez confier l'intégralité de l'opération à un prestataire SaaS ou Cloud.
Selon l'offre, l'outil GED peut gérer une grande variété de documents, y compris le format numérique d'une attestation de TVA. Les développeurs attachent également une grande importance à la mobilité. En conséquence, ils proposent souvent des applications iOS et Android pour compléter les plateformes des acteurs de l'industrie. Ces applications mobiles facilitent également l'accès aux données centralisées.